Les superviseurs immédiats ou les gestionnaires de divers départements peuvent également accéder légalement aux détails dans les fichiers du personnel. Souvent, les gestionnaires ont un accès spécial pour apporter des modifications ou mettre à jour des documents selon les besoins. Cela garantit qu’ils sont en mesure de saisir des informations concernant les performances d’un employé et les tâches.
Les fichiers du personnel des employés sont-ils confidentiels?
La loi californienne exige que tous les dossiers et dossiers du personnel des employés soient suffisamment protégés contre la divulgation des tiers . … l’employeur doit prendre soin d’assurer la confidentialité des dossiers des employés en tout temps.
Puis-je voir mon dossier de personnel?
En tant qu’employé, ai-je le droit de voir mes fichiers personnels? La réponse courte est « oui ». Vous avez le droit de faire un SAR à votre employeur, en demandant à voir vos dossiers personnels, à tout moment. Votre employeur a le droit de vous demander pourquoi vous souhaitez voir vos fichiers, mais vous devez alors vous fournir tous vos enregistrements.
Puis-je afficher mon fichier personnel au travail?
Les employés actuels et anciens ont droit à leurs dossiers de personnel en vertu de l’article 1198.5 du Code du travail. En vertu de l’article 1198.5 (a) du Code du Labour de Californie, prévoit que chaque employé actuel et ancien, ou son représentant, a le droit d’inspecter et de recevoir une copie de ses dossiers de personnel.
Puis-je regarder mon fichier d’employé?
Aucune loi fédérale ne donne aux employés le droit d’inspecter leurs dossiers personnels . Cependant, de nombreux États donnent aux employés de tels droits et énoncent les termes en vertu desquels les employés sont autorisés à inspecter ces fichiers.
Que ne devrait pas être dans un fichier de personnel des employés?
Les exemples d’éléments qui ne doivent pas être inclus dans le fichier personnel sont les suivants: Records de pré-emploi (à l’exception de l’application et du CV) Documents de transaction de fréquentation mensuels. Plaintes de dénonciation, notes générées à partir des enquêtes de plainte de discrimination informelle, des médias ou du climat du campus.
Quels documents doivent être conservés dans le dossier du personnel d’un employé?
Que garder dans un fichier personnel
- Description du poste pour le poste.
- demande d’emploi et / ou curriculum vitae.
- Offre d’emploi.
- Formulaire IRS W-4 (le certificat d’allocation de retenue de l’employé)
- Réception ou accusé de réception du manuel des employés.
- Évaluations des performances.
- Formulaires relatifs aux avantages sociaux.
Qui devrait accéder aux dossiers des employés?
Comme suggestion, vous voudrez peut-être mettre en place une politique d’entreprise selon laquelle les seules personnes autorisées à accéder au dossier du personnel d’un employé sont le responsable des ressources humaines, le superviseur ou le gestionnaire de l’employé, et l’employé lui-même .
Qui peut accéder aux enregistrements RH?
Qui a le droit de voir vos dossiers de personnel? En raison des dossiers des employés contenant des informations privées, tels que l’adresse d’accueil ou les détails de toute mesure disciplinaire, vous devez vous assurer qu’ils sont protégés et accès limité. Seul l’employé lui-même, son gestionnaire direct et son personnel RH devraient être en mesure d’afficher leurs fichiers.
Puis-je demander une copie de mon fichier personnel?
Puis-je demander mes dossiers d’emploi? Oui . Si vous êtes un employé actuel ou ancien, vous pouvez demander à inspecter votre dossier d’employé ou demander à votre employeur de faire une copie de ces dossiers.
Les enregistrements HR sont-ils confidentiels?
Bien que les professionnels des ressources humaines – contrairement aux professionnels de la santé, des fonctionnaires religieux ou des avocats – ne soient pas soumis à un devoir de confidentialité légalement obligatoire, ils sont tenus par les lois réglementant le lieu de travail pour garantir et maintenir la confidentialité de certains types d’informations sur les employés .
avez-vous le droit de regarder votre propre fichier personnel?
Dans l’État de Californie, chaque employé actuel ou son représentant a le droit d’inspecter et de recevoir une copie de leurs dossiers de personnel , maintenus par leur employeur.
Dois-je divulguer mon état de santé à mon employeur en Californie?
a: Non. L’employé n’est pas tenu de divulguer la nature de l’état médical de l’employé ou handicap (c’est-à-dire leur diagnostic). L’employé est tenu uniquement de fournir une documentation médicale raisonnable qui décrit les limitations physiques ou mentales de l’employé, ce qui peut les empêcher de faire son travail.
Quels enregistrements doivent être conservés pendant 7 ans?
Gardez les enregistrements pendant 7 ans si vous déposent une réclamation pour une perte de titres sans valeur ou de mauvaise déduction de la dette . Gardez les dossiers pendant 6 ans si vous ne déclarez pas les revenus que vous devez signaler, et il représente plus de 25% du revenu brut indiqué sur votre déclaration. Gardez les enregistrements indéfiniment si vous ne déposez pas de retour.
Les dossiers médicaux peuvent-ils être conservés dans le dossier du personnel?
La loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de la santé (HIPAA) oblige les employeurs à protéger les dossiers médicaux des employés comme confidentiels; Les dossiers médicaux doivent être stockés séparément et en dehors des autres dossiers commerciaux. Ne jamais stocker les dossiers médicaux des employés dans le dossier du personnel général de l’employé .
Qu’est-ce qui est inclus dans les dossiers d’emploi?
Assurez-vous qu’un enregistrement de résumé adéquat de l’historique des services de chaque employé est créé et conservé. Le dossier de résumé devrait inclure le nom de le nom de l’employé, la date de naissance, les dates d’emploi / service, les postes détenus et le salaire, et les emplacements travaillés . Ces dossiers sommaires sont requis comme archives d’État.
Qu’est-ce qui est conservé dans un fichier personnel?
Les fichiers du personnel contiennent généralement des documents que l’employé a déjà examiné et il connaît donc son contenu. Cela comprend des documents tels que les demandes d’emploi, les évaluations de performance, les lettres de reconnaissance, les dossiers de formation et les formulaires liés aux transferts et à la promotion.
un employeur peut-il vous écrire à votre insu?
Le fait est que, alors que la plupart des employeurs vous donneront en effet un avertissement verbal avant un avertissement écrit, ils ne doivent pas techniquement . … Si le travail ou le comportement ne s’améliore pas ou ne change pas, l’employeur peut émettre un avertissement écrit indiquant que l’employé peut être licencié s’il n’apporte pas d’améliorations ou de modifications.
Combien de temps les fichiers du personnel doivent-ils être conservés?
Les dossiers de paie (y compris le nom, le numéro, l’adresse, l’âge, le sexe, l’occupation et les dossiers d’assurance chômage) doivent être conservés pendant quatre ans après la résiliation du poste .
Comment trouver un ancien collègue?
Internet – en regardant au-delà de Google
mon patron peut-il dire à d’autres employés mes informations personnelles?
Généralement, un employeur ne peut divulguer des informations privées uniquement si la divulgation est requise par la loi ou s’il existe un besoin commercial légitime . Prenez, par exemple, un employeur qui a des informations sur l’état mental dangereux si ses employés.
Qu’est-ce qu’un exemple de violation de la confidentialité?
Quelques exemples de violations des accords de confidentialité peuvent inclure: Publier des informations confidentielles dans un document écrit , un journal, un article en ligne ou une autre publication de ce type. Divulguer oralement les informations à une autre personne. Révéler les informations par la communication non verbale.
Les employeurs peuvent-ils voir mon dossier médical?
Mon employeur a-t-il accès à mes dossiers médicaux ou à mes réclamations d’assurance? … HIPAA interdit aux employeurs d’accéder aux dossiers des patients ou aux réclamations d’assurance car cela pourrait entraîner une discrimination. Si un employeur souhaite voir l’une de vos informations médicales, l’employeur devrait recevoir votre autorisation écrite.